SOP Pengajuan Domain, Web Hosting, dan VPS

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pengajuan Domain, Web Hosting, dan VPS untuk Sivitas Akademika Universitas Jember. SOP ini mengatur tata cara pengajuan layanan domain, web hosting, dan Virtual Private Server (VPS) bagi sivitas akademika Universitas Jember. Tujuan SOP ini adalah untuk memastikan proses pengajuan berjalan lancar, teratur, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.

Pengajuan Domain

Layanan ini ditujukan khusus untuk: Organisasi Mahasiswa (Ormawa), Lembaga, Kelompok Penelitian, Program Studi, dan Fakultas di lingkungan Universitas Jember.

Alur Pengajuan:

  1. Persiapan Dokumen:

    • Surat Permohonan Resmi: Ditujukan kepada Kepala UPA TIK Universitas Jember, ditandatangani oleh pimpinan unit/organisasi yang berwenang (misalnya Ketua Ormawa, Ketua Program Studi, Dekan, dll.). Surat harus mencantumkan nama domain yang diinginkan (contoh: namaormawa.unej.ac.id, namaprodi.unej.ac.id).
    • Scan SK (Surat Keputusan) atau Surat Penunjukan: Untuk Ormawa, SK kepengurusan terbaru dari Rektor/Wakil Rektor terkait. Untuk lembaga/kelompok penelitian/program studi/fakultas, surat penunjukan resmi atau dokumen legalitas unit.
    • Identitas Penanggung Jawab: Fotokopi Kartu Tanda Mahasiswa (KTM) atau Kartu Tanda Penduduk (KTP) penanggung jawab teknis atau administratif.

  2. Pengisian Formulir:

    • Unduh dan isi lengkap Formulir Pengajuan Layanan TIK (dapat diakses melalui website resmi UPA TIK atau meminta langsung ke kantor UPA TIK). Pastikan semua informasi, termasuk nama domain alternatif jika domain utama tidak tersedia, diisi dengan benar.

  3. Verifikasi dan Penyerahan Dokumen:

    • Kirimkan surat permohonan resmi, scan SK/Surat Penunjukan, fotokopi KTM/KTP penanggung jawab, dan formulir yang telah diisi melalui e-mail resmi ke alamat UPA TIK (informasi alamat e-mail akan disampaikan saat permintaan formulir atau dapat dilihat di website UPA TIK) atau serahkan langsung ke kantor UPA TIK pada jam kerja.
    • Petugas UPA TIK akan melakukan verifikasi kelengkapan dokumen dan ketersediaan nama domain.

  4. Pemberitahuan Status Pengajuan:

    • UPA TIK akan memberikan pemberitahuan mengenai status pengajuan (disetujui/ditolak/membutuhkan revisi) melalui e-mail atau telepon kepada penanggung jawab yang terdaftar, maksimal 3 hari kerja setelah dokumen lengkap diterima.

  5. Aktivasi Domain:

    • Jika disetujui, UPA TIK akan melakukan proses registrasi dan aktivasi domain. Informasi DNS dan teknis lainnya akan disampaikan kepada penanggung jawab.

Pengajuan Web Hosting

Layanan ini ditujukan untuk: Sivitas Akademika Universitas Jember yang telah memiliki domain atau memerlukan hosting untuk sub-domain yang akan di-hosting di UNEJ.

Opsi Layanan Hosting:

  1. Hosting Statis (Google Sites):

    • Cocok untuk website dengan konten sederhana, informasi profil, atau portofolio tanpa memerlukan database atau fitur interaktif kompleks.
    • Keunggulan: Mudah digunakan, tidak memerlukan keahlian teknis tinggi, terintegrasi dengan akun Google, dan memiliki keamanan serta stabilitas tinggi.
    • Alur Pengajuan:
      • Sediakan akun Google (Gmail) yang akan digunakan sebagai pengelola Google Sites.
      • Ikuti langkah 1-3 pada bagian "A. Pengajuan Domain" dengan mencantumkan kebutuhan hosting statis dan akun Google yang akan digunakan.
      • UPA TIK akan membantu proses integrasi Google Sites dengan domain yang diajukan.

  2. Hosting Dinamis (WordPress):

    • Cocok untuk website yang membutuhkan database, fitur interaktif, blog, sistem manajemen konten, atau website yang memerlukan update konten secara berkala dan fitur ekstensi.
    • Keunggulan: Fleksibel, banyak pilihan tema dan plugin, komunitas luas.
    • Alur Pengajuan:
      • Siapkan domain yang aktif dan siap di-hosting.
      • Ikuti langkah 1-3 pada bagian "A. Pengajuan Domain" dengan mencantumkan kebutuhan hosting dinamis (WordPress).
      • UPA TIK akan melakukan instalasi dasar WordPress pada server hosting yang disediakan dan memberikan akses panel kontrol (cPanel/sejenisnya) serta kredensial login WordPress kepada penanggung jawab. Penanggung jawab bertanggung jawab penuh atas pengelolaan konten, tema, plugin, dan keamanan website WordPress-nya.

Pengajuan Virtual Private Server (VPS)

Layanan ini ditujukan khusus untuk: Fakultas dan Unit Kerja di lingkungan Universitas Jember.

Alur Pengajuan:

  1. Analisis Kebutuhan:

    • Identifikasi kebutuhan spesifik akan VPS, meliputi:
      • Tujuan penggunaan VPS (misalnya: hosting aplikasi khusus, server database, pengembangan sistem, dll.).
      • Spesifikasi teknis yang dibutuhkan (RAM, CPU Cores, Storage, Operating System).
      • Estimasi trafik atau beban kerja.
    • Siapkan Rencana Teknis singkat mengenai arsitektur sistem dan aplikasi yang akan dijalankan di VPS.

  2. Surat Permohonan Resmi:

    • Ajukan Surat Permohonan Resmi kepada Kepala UPA TIK Universitas Jember, ditandatangani oleh Dekan/Kepala Unit Kerja.
    • Surat harus mencantumkan:
      • Tujuan penggunaan VPS.
      • Spesifikasi teknis VPS yang diinginkan (minimal RAM, CPU, Storage).
      • Nama penanggung jawab teknis (dosen/staf) beserta nomor kontak.
      • Rencana Teknis singkat.

  3. Verifikasi dan Evaluasi:

    • Serahkan surat permohonan dan dokumen pendukung lainnya ke kantor UPA TIK.
    • Tim UPA TIK akan melakukan verifikasi dokumen dan evaluasi teknis terhadap kebutuhan VPS yang diajukan. Mungkin akan ada sesi konsultasi lebih lanjut untuk memastikan spesifikasi sesuai dan optimal.

  4. Persetujuan dan Provisi:

    • Setelah evaluasi, jika disetujui, UPA TIK akan memprovisi VPS sesuai dengan spesifikasi yang disepakati.
    • Informasi akses (IP Address, username, password root/administrator) akan diserahkan secara langsung atau melalui e-mail resmi kepada penanggung jawab teknis yang ditunjuk.
    • Pengelolaan lebih lanjut (instalasi aplikasi, konfigurasi, keamanan) menjadi tanggung jawab penanggung jawab teknis dari fakultas/unit kerja.

Catatan Penting